Dentro del entorno corporativo, prevalece la noción de optimizar la productividad. En este contexto, hoy en día, las empresas han dirigido su atención hacia la estandarización de procesos, dado que facilita alcanzar eficiencia, calidad y consistencia en todas las actividades realizadas.
Visto así, la estandarización de procesos es como la columna vertebral de cualquier compañía que necesite definir de manera clara y concisa sus actividades y procedimientos, con el objetivo de llevar a cabo algo de la misma manera en cada ocasión.
Con el crecimiento de este tipo de procedimientos, AK Digital se destaca como una empresa especializada en transformación digital y busca inculcar la cultura de la innovación en las entidades, al tiempo que optimiza su desempeño. Si deseas entender la relevancia de tener procesos estandarizados, sus beneficios y cómo aplicarlos en tus empresas, no dejes de leer esta información.
¿Qué es la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados funcionan como una guía que numerosas empresas utilizan para realizar sus labores de forma eficiente y homogénea. Implica definir una serie de pasos a seguir, semejante a un método, para cada actividad, ya sea en la producción o incluso en la atención al cliente.
¿Qué beneficios ofrece tener procesos estandarizados?
Una inquietud persistente de los dueños es preservar la calidad de sus servicios. Con la estandarización de procesos, esta preocupación se minimiza, pues asegura que las actividades se realizarán de forma consistente. Además, estas son sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: los flujos de trabajo se optimizan y se eliminan actividades innecesarias, incrementando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: al seguir normas establecidas, se asegura resultados fiables, disminuyendo variabilidad y errores, lo que mejora notablemente la calidad del servicio y productos.
- Facilidad de instrucción: una guía clara y precisa permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer el detalle en la ejecución de tareas contribuye a una toma de decisiones informadas y realistas, facilitando la resolución de potenciales problemas.
- Facilidad de implementación de cambios: al tener todo claramente organizado, es sencillo determinar el impacto de los cambios y mejoras propuestas.
¿De qué manera se lleva a cabo la estandarización de procesos?
Para estandarizar los procesos en una empresa, es esencial considerar distintos factores, incluyendo sus necesidades particulares. A continuación, se presentan los pasos fundamentales:
Identificación de los procesos clave
El primer paso es identificar los procedimientos más relevantes de la empresa. Para realizarlo, es beneficioso utilizar diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que permiten evaluar cada fase y tarea, identificando sus puntos fuertes, debilidades, cuellos de botella y hasta posibles áreas de mejora.
Formulación de objetivos
Determina qué deseas alcanzar en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez identificado, será esencial elaborar documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de desempeño. Finalmente, es fundamental definir las KPI, ya que mediante ellas se evalúa el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Creación de manuales concisos, claros y detallados, fáciles de seguir y entender. En dichos manuales deben estar descritos cada uno de los pasos y tareas, de manera que sea fácil detectar una falla en caso que aparezca. Además, es útil para capacitar a los equipos involucrados, para que así cada uno sepa cuáles son los nuevos estándares. Para lograrlo, la comunicación es clave, por lo que es fundamental utilizar diversos canales de comunicación para mantener informados a todos (la nube es una herramienta).
Ejecución
Es aconsejable comenzar con un piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala para corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Esto es esencial para una transición gradual, ya que se debe cambiar a una nueva estructura sin que el impacto se sienta demasiado.
Seguimiento y mejora continua
Es necesario evaluar periódicamente las KPI para compararlas con los objetivos previamente establecidos. Si se encuentran desviaciones, se deben identificar sus causas y tomar las acciones necesarias para corregirlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: eleva tu empresa a otro nivel
Tener procesos estandarizados va más allá de documentar tareas de manera uniforme. En esencia, implica establecer criterios claros de desempeño, evaluar el éxito mediante métricas específicas y asignar responsabilidades concretas a los equipos involucrados.
Desde mejorar el flujo de trabajo hasta lograr la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es fundamental en la industria actual, y empresas como AK Digital lo hacen realidad. Esta compañía domina las herramientas tecnológicas de integración que permiten alcanzar eficiencia y maximizar la productividad de tu empresa mediante la optimización de procesos.
Si deseas conocer cómo AK Digital puede asistir a tu empresa en alcanzar el siguiente nivel y beneficiarte con procesos estandarizados, no dudes en contactarlos a través de su sitio web.